Asistente de programa

Trabajar bajo la supervisión directa del Director Ejecutivo.
Completar una variedad de funciones administrativas según lo requiera el equipo de administración.
Responsable de la mecanografía y creación de correspondencia de programas y notas entre oficinas, utilizando buen juicio en gramática y ortografía.
Responsable de mecanografiar pedidos de manuales del gobierno federal.
Las responsabilidades de mecanografía pueden incluir avisos para el personal y los padres de reuniones, capacitaciones, vacaciones escolares, actividades especiales, volantes y cualquier otro folleto que se necesite.
También responsable del segundo aviso como recordatorio de seguimiento para los padres.
Escribir toda la información de los padres en inglés y español.
Mantener y configurar todos los archivos administrativos, archivos de conteos de comidas mensuales, archivos de informes de asistencia mensuales, archivos de programas de alimentos y algunos archivos de personal.
Responsable de mecanografiar y copiar menús mensuales.
Duplicación para todo el personal cuando se solicite.
Responsable de la preparación del Informar de asistencia mensual presentado mensualmente al concesionario.
Escribir presupuestos (es decir, documentos fiscales emitidos por el Gerente Fiscal) y hacer las copias necesarias según se le asignen. Empaquetar y enviar por correo cualquier correspondencia saliente.
Trabajar en cooperación con todo el personal.
Abrir, sellar y distribuir correo al personal apropiado.
Responder llamadas telefónicas y consultas utilizando buenas habilidades de comunicación y buen juicio al proporcionar información a quienes la solicitan. También responder llamadas telefónicas para otras áreas de servicio cuando sea necesario. Dirigir las llamadas al personal apropiado.
Escribir y distribuir el calendario del centro a los padres y todo el personal.
Comprar material de oficina. Mantener un inventario de suministros y equipos de oficina.
Responsable de duplicar las llamadas de servicio de la máquina, Asegurarse de que el suministro de papel y tóner esté disponible y comprar cuando sea necesario.
Asistir a reuniones, conferencias y capacitaciones según sea necesario.
Mantener archivos y carpetas de registros (documentos) según sea necesario.
Realizar otras tareas relacionadas que se le asignen.

Tener conocimiento de computadoras
Tener capacidad para escribir y demostrar al menos 45 palabras por minuto.
Se requieren buenas habilidades de organización.
Demostrar familiaridad con las comunicaciones de tipo empresarial (ejemplo: memorandos, cartas, esquemas, etc.).
Demostrar conocimiento de diferentes sistemas de archivo.
Agradable voz telefónica y buena en los teléfonos.
Buen deletreo y conocimiento de una buena estructura de oraciones.
Tener conocimiento de la comunidad.
Tener capacidad para utilizar equipo de oficina.
Tener conocimiento de los formularios gubernamentales: desarrollo infantil y Programa de Iniciación Infantil
Tener capacidad para trabajar bien con personas de bajos ingresos y minorías, así como con personal profesional altamente especializado.
Tener capacidad para mantener la confidencialidad.

Poseer licencia de conducir válida de California, automóvil y seguro de automóvil.
Debe ser elegible para trabajar en los Estados Unidos.
Se requiere educación continua.
Realizar examen físico inicial y exámenes de seguimiento, cada dos años.
Certificación actual de primeros auxilios y resucitación cardiopulmonar.
La autorización de huellas dactilares, la autorización de tuberculosis y la autorización de abuso infantil deben estar archivadas y presentadas, de acuerdo con la política.
Bilingüe, si es del caso

- Tener capacidad para resolver problemas prácticos y lidiar con una variedad de variables concretas.
- Tener capacidad para leer e interpretar una variedad de instrucciones proporcionadas en formato escrito, oral, de mapa o de horario.
- Tener capacidad para leer, analizar e interpretar publicaciones periódicas comerciales generales, revistas profesionales o regulaciones gubernamentales. Tener capacidad para redactar informes, correspondencia comercial, y manuales de procedimientos.
- Tener capacidad para presentar información de manera efectiva y responder a preguntas de grupos de gerentes, maestros, padres y público en general.
- Tener capacidad para calcular cifras y montos como proporciones, porcentajes y tasas.

Las características del entorno de trabajo que se describen aquí son representativas de las que un empleado encuentra mientras realiza las funciones esenciales de este trabajo. Se pueden realizar adaptaciones razonables para que las personas con discapacidades puedan realizar las funciones esenciales.

El nivel de ruido en el entorno de trabajo es moderado.
El entorno de trabajo implica una exposición mínima a riesgos físicos, como operar equipos peligrosos o trabajar con productos químicos.
El trabajo implica una exposición mínima a elementos inusuales, como temperaturas extremas, suciedad, polvo, humos, olores desagradables y / o ruidos fuertes.
En el entorno de trabajo pueden estar presentes sustancias químicas que el estado de California reconoce como causantes de cáncer o defectos de nacimiento u otros daños reproductivos.

Las demandas físicas descritas aquí son representativas de las que debe cumplir un empleado para realizar con éxito las funciones esenciales de este trabajo. Se pueden realizar adaptaciones razonables para que las personas con discapacidades puedan realizar las funciones esenciales.

Mientras realiza las tareas del trabajo, el empleado debe:
Hablar o escuchar con regularidad hasta 5 horas al día;
Sentarse, escribir, digitar y usar el mouse con regularidad hasta 5 horas al día;
Sentarse y pararse regularmente de la silla hasta 20 veces al día;
Las habilidades de visión específicas requeridas por este trabajo incluyen visión de cerca, visión de lejos, visión de colores, visión periférica, percepción de profundidad y capacidad para ajustar el enfoque.

Cualificaciones y experiencia mínimas:

Responsabilidades específicas:

Habilidades necesarias:

Otros requerimientos:

Capacidad de razonamiento

Ambiente de trabajo

Demandas físicas

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